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lunes, 8 de noviembre de 2010

Herramientas y Delegación de Funciones


Las herramientas informáticas
Resulta tan importante el beneficio aportado por una aplicación informática adecuada como el perjuicio provocado por una inadecuada: es fundamental elegir bien las herramientas informáticas para nuestro negocio.
Hoy día nadie duda de los beneficios que las herramientas informáticas de gestión aportan a cualquier empresa u organización: automatizan tareas, reducen la cantidad de trabajo repetitivo sin valor, evitan errores humanos, etc. Es por ello que prácticamente todas las empresas cuentan con equipos informáticos y programas de gestión en ellos. Aplicaciones de facturación, de gestión de clientes, de apoyo a la producción y muchas otras son herramientas comunes en las empresas de nuestro entorno.
Por desgracia, el panorama no es en general tan sencillo ni tan bueno. Todos conocemos casos de implantaciones de aplicaciones inadecuadas que acaban siendo infrautilizadas, incluso eliminadas. Pero comprar e implantar una aplicación no es gratis: estas herramientas fallidas tienen un coste que nunca se amortiza.
Una buena elección implica conocer adecuadamente las posibilidades que brinda la tecnología informática, para lo cual podemos ayudar los consultores tecnológicos. Sin embargo, hay otro punto de vista imprescindible, dado que buscamos las herramientas adecuadas a su negocio: conocer la empresa, el trabajo que tales herramientas deberán desempeñar, y poder plasmarlo de forma explícita y clara.
Al trabajar con un ordenador, siempre llevamos a cabo las tareas por pasos. Sirva como ejemplo escribir una carta con Microsoft Word:
  • Abro la aplicación Word.
  • Selecciono archivo – nuevo, escojo la plantilla de carta y pulso "Nuevo".
  • Escribo el texto y relleno la dirección del destinatario.
  • Selecciono archivo – guardar, elijo la carpeta de copias de cartas enviadas al destinatario en cuestión, le doy un nombre al documento y pulso guardar.
  • Pulso imprimir y recojo la hoja de la impresora.
  • Cierro la aplicación Word.
 
Si lo pensamos, vemos que al utilizar cualquier aplicación informática llevamos a cabo una serie de pasos en forma de proceso definido -siempre suponiendo, claro, que sabemos de antemano qué queremos hacer-.
El concepto es sencillo: antes de automatizar el trabajo, definámoslo completamente. Así, una vez aplicadas las herramientas informáticas, tendremos garantías de que éstas son las adecuadas, de que apoyan al trabajo que necesitamos realizar.
Llevando el concepto a un punto más avanzado, esto es lo que los sistemas de gestión, como es el caso de la norma ISO 9001 o del Modelo EFQM de Excelencia, llaman "procesos". Si llegamos hasta ahí definiendo nuestros procesos, no sólo obtendremos una mejor elección de herramientas informáticas, sino que toda la empresa se beneficiará. Pero esto ya trasciende al ámbito de las herramientas informáticas, así que podemos quedarnos en un concepto más simple. Lleve a cabo un periodo de reflexión previo, en el que la propia organización defina y documente su forma de trabajar: identifique sus procesos, escriba qué es lo que hace y cómo lo hace. No se trata de llenar kilómetros de hojas de papel que nadie leerá: basta con describir los pasos que deben darse para cada una de las principales tareas de nuestro trabajo. Ese puede ser un primer guión para nuestras aplicaciones informáticas de gestión. A partir de ese punto, ya tenemos una especie de retrato robot para identificar qué herramientas informáticas necesita nuestro negocio.
Por supuesto, una herramienta informática no es necesariamente mejor cuanto más cara sea. En realidad, un concepto tan claro como la buena organización de carpetas compartidas en un servidor puede reportar enormes beneficios operativos a una empresa en forma de ahorro de tiempo, disminución de errores, etc. Entre este ejemplo y un gran ERP, pasando por una solución a medida o un software comercial de gama media, puede estar la solución adecuada para cualquier negocio.
En general, cada solución aporta ventajas a casos específicos. Un ERP estándar configurable aporta soluciones probadas en todas las áreas de la empresa. Una solución a medida es como un traje hecho por un sastre: más que adaptarse al negocio, está hecha para él. También pueden adaptarse soluciones de código abierto, al tiempo probadas y muy configurables, con un coste mucho menor que el software comercial. Existen, desde luego, muchas posibilidades entre las que los consultores pueden seleccionar y recomendar a cada empresa.
Pero lo imprescindible es definir formalmente el trabajo que la herramienta realizará.

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